Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei – der Standard für Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar, für Software auswertbar.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch während der Übergangszeit erlaubt.
Die Fristen der E-Rechnungspflicht
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, mit dem § 14 UStG neu gefasst wurde. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) und wird in drei Stufen eingeführt:
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung erlaubt.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) beim Versand – den Empfang müssen aber auch sie sicherstellen.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Auch wenn der Versand für viele erst ab 2027 oder 2028 Pflicht ist, lohnt sich der Umstieg schon heute: Ihre Geschäftskunden müssen E-Rechnungen ohnehin verarbeiten, Behörden verlangen sie bereits, und Sie gewöhnen sich in Ruhe an den neuen Ablauf.
- Empfang sicherstellen: eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien müssen lesbar angezeigt und revisionssicher archiviert werden.
- Rechnungsprogramm umstellen: Rechnungen sollten automatisch als E-Rechnung nach EN 16931 erzeugt werden – ohne XML-Kenntnisse.
- Steuerberater einbinden: Belege und Buchungsdaten (z. B. DATEV) sollten ohne Medienbruch übergeben werden.
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