Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Anders als eine PDF-Rechnung enthält eine XRechnung kein Layout, sondern ausschließlich strukturierte Daten im XML-Format: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze, Beträge und Zahlungsinformationen.
Dadurch kann die Rechnung beim Empfänger ohne Abtippen automatisch geprüft, gebucht und bezahlt werden. Öffentliche Auftraggeber in Bund und Ländern verlangen die XRechnung bereits seit Jahren – und mit der E-Rechnungspflicht wird sie auch zwischen Unternehmen zum Alltag.
Wer braucht eine XRechnung?
- Lieferanten öffentlicher Auftraggeber (B2G): Rechnungen an Bundesbehörden, viele Länder und Kommunen müssen als XRechnung eingereicht werden – meist mit Leitweg-ID.
- Alle Unternehmen im B2B-Geschäft: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 auch versenden. Die XRechnung ist dafür eines der zulässigen Formate.
- Handwerk, Dienstleister und Selbstständige, deren Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen.
XRechnung erstellen in 4 Schritten
- Kunde anlegen – mit Anschrift, USt-IdNr. und bei Behörden der Leitweg-ID.
- Rechnung schreiben – Positionen aus Ihrem Leistungskatalog wählen oder frei eintragen.
- XRechnung erzeugen – mit einem Klick entstehen PDF, XRechnung (XML) und ZUGFeRD-PDF.
- Versenden – per E-Mail direkt aus dem Programm oder Upload im Portal Ihres Auftraggebers.
Was direkt-rechnung.com für Sie erledigt
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei für die Maschine. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten. Behörden verlangen meist die XRechnung, Geschäftskunden akzeptieren in der Regel beide. Mit direkt-rechnung.com müssen Sie sich nicht entscheiden: Sie erhalten immer beide Formate.